Datenschutzrechtliche Information zur Nutzung personenbezogener Daten im Chatbot

Diese datenschutzrechtliche Information ergeht unter Beachtung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der ab 25.05.2018 geltenden EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie aller sonstigen einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften. Für diese Information gelten die jeweils in Kraft stehenden Gesetzesvorschriften in ihrer jeweils aktuellen Fassung.
Diese Datenschutzinformation betrifft die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten i.S.d. BDSG und DSGVO durch den Verantwortlichen. Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person („Betroffener“). Die Vereinbarung hat die Verwendung von personenbezogenen Daten zum Gegenstand (Adressdaten).

1. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung
Verantwortlicher:
Münsterland e.V.
Verein zur Förderung des Münsterlandes
Airportallee 1
am FMO Flughafen Münster/Osnabrück
48268 Greven
info@muensterland.com

Datenschutzbeauftragter:
Herr Rechtsanwalt Markus Heinrich
c/o Wolter Hoppenberg Rechtsanwälte Partnerschaft mbB
Münsterstraße 1-3
59065 Hamm
E-Mail: datenschutz@muensterland.com

2. Gegenstand und Zweck
Gegenstand der Verarbeitung ist der Betrieb und die Bereitstellung eines KI-gestützten Chatbots auf der Website muensterland.com zur automatisierten Beantwortung von Nutzeranfragen zu touristischen Angeboten, Inhalten und Services der Region Münsterland.
Zweck der Verarbeitung ist es, Besucherinnen und Besuchern einen nutzerfreundlichen, schnellen und interaktiven Zugang zu Informationen zu ermöglichen sowie die Qualität und Vollständigkeit der bereitgestellten Inhalte kontinuierlich zu verbessern. Hierzu werden Nutzereingaben verarbeitet, um passende Antworten bereitzustellen.
Darüber hinaus werden ausgewählte Chat-Anfragen in anonymisierter oder pseudonymisierter Form ausgewertet, insbesondere solche, zu denen keine passende Antwort generiert werden konnte oder bei denen die Antwort durch die Nutzenden als nicht hilfreich bewertet wurde. Die Auswertung dient ausschließlich der inhaltlichen Optimierung des Chatbots und der zugrunde liegenden Informationsbasis.
Eine weitergehende Verarbeitung zu anderen Zwecken, insbesondere zur Profilbildung oder zu Marketingzwecken, findet nicht statt.

3. Dauer und Umfang der Verarbeitung
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des KI-gestützten Chatbots erfolgt ausschließlich in dem Umfang und für die Dauer, die zur Bereitstellung der Chatfunktion sowie zur Erreichung der definierten Zwecke erforderlich sind.
Im laufenden Chat werden Nutzereingaben sowie technische Sitzungsdaten (z. B. Session-ID) verarbeitet, um eine zusammenhängende Kommunikation innerhalb der jeweiligen Sitzung zu ermöglichen. Diese Daten werden grundsätzlich nicht dauerhaft gespeichert, sondern nach Beendigung der Sitzung gelöscht.
Eine Speicherung von Chat-Anfragen erfolgt ausschließlich in Ausnahmefällen, nämlich dann, wenn zu einer Anfrage keine passende Antwort generiert werden konnte oder eine Antwort von den Nutzenden als nicht hilfreich bewertet wurde.
In diesen Fällen werden die betreffenden Anfragen vor der Speicherung anonymisiert oder pseudonymisiert und ausschließlich in einem zugriffsbeschränkten System gespeichert. Personenbezogene Inhalte werden, soweit technisch möglich, entfernt oder unkenntlich gemacht.
Die gespeicherten Daten werden nur für einen zeitlich begrenzten Zeitraum aufbewahrt und anschließend gelöscht oder vollständig anonymisiert. Eine weitergehende Verarbeitung, insbesondere eine Profilbildung oder Nutzung zu Marketingzwecken, findet nicht statt.

4. Empfänger Ihrer Daten
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben. Findet eine Übermittlung von personenbezogenen Daten statt, berücksichtigen wir immer die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Empfänger nach Artikel 32 DSGVO.
Im Rahmen des Betriebs des KI-gestützten Chatbots können personenbezogene Daten durch technische Dienstleister verarbeitet werden, die mit der Bereitstellung, dem Hosting und der Wartung des Systems betraut sind. Diese Dienstleister handeln ausschließlich auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO und sind vertraglich verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO zum Schutz der Daten umzusetzen.
Der Chatbot nutzt ein KI-Sprachmodell des Anbieters Mistral AI, 15 Rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich. Sofern hierbei eine Verarbeitung von Daten durch diesen Anbieter erfolgt, geschieht dies ebenfalls ausschließlich im Rahmen einer datenschutzrechtlich zulässigen Auftragsverarbeitung.
Eine darüber hinausgehende Weitergabe der Daten an Dritte, insbesondere zu Werbe- oder Marketingzwecken, findet nicht statt.

5. Ihre Rechte
Sie haben das Recht, über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten Auskunft zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Auch können Sie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen (Art. 16 DSGVO). Darüber hinaus steht Ihnen unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Löschung von Daten (Art. 17 DSGVO), das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) zu. Sie haben das Recht, die Einwilligung für die zukünftige Verarbeitung zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Darüber hinaus haben Sie ggfs. auch ein Widerspruchsrecht gem. Art. 21 DSGVO im Fall der Verarbeitung im Rahmen eines berechtigten Interesses. Sie haben ferner das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.
Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-999

6. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für den Versand unseres Magazins erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
Die Verarbeitung erfolgt überwiegend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da ein berechtigtes Interesse an der Bereitstellung und dem Betrieb eines nutzerfreundlichen, digitalen Informationsangebots besteht. Das berechtigte Interesse liegt insbesondere in der effizienten Beantwortung von Nutzeranfragen, der Verbesserung der Qualität und Aktualität der bereitgestellten Inhalte, sowie der Optimierung des Chatbots durch die Auswertung ausgewählter, anonymisierter oder pseudonymisierter Anfragen.
Die Verarbeitung beschränkt sich auf das notwendige Maß, erfolgt ohne Profilbildung und unterliegt kurzen Speicherfristen. Nutzerinnen und Nutzer können den Chatbot freiwillig nutzen und werden transparent über die Datenverarbeitung informiert. Die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Personen überwiegen daher nicht gegenüber den genannten berechtigten Interessen.
Soweit der Chatbot zur Beantwortung konkreter Anfragen im Zusammenhang mit bestehenden oder angebahnten Vertrags- oder Nutzungsverhältnissen eingesetzt wird, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies zur Durchführung oder Anbahnung entsprechender Maßnahmen erforderlich ist.

7. Weitere Informationen zum Datenschutz
Weitere Informationen über die Datenverarbeitung finden Sie auf unserer Datenschutzerklärung der Homepage unter https://www.muensterland.com/datenschutzerklaerung/.